Ai cũng hiểu rằng một người nên làm Todolist (danh sách công việc) cho mình, tuy nhiên bản chất của việc này, chúng ta chưa chắc đã nắm được … và vì vậy chúng ta không sử dụng Todolist hiệu quả. Khi cả doanh nghiệp áp dụng Todaylist một cách đúng đắn, chúng ta có khả năng tăng 150% năng suất của doanh nghiệp.
Nhận diện những điều làm giảm năng suất trong doanh nghiệp:
Sự xao nhãng: những việc như kiểm tra email, tin nhắn, các câu chuyện phiếm làm chúng ta lãng phí thời gian và đánh mất sự tập trung.
Trạng thái cơ thể mệt mỏi: làm việc liên tục, căng thẳng khiến chúng ta mất năng lượng và làm việc uể oải.
Không kết nối: thời gian trong ngày của một người sẽ bị đan xen bởi kết nối từ đồng nghiệp, cấp trên. Công việc không liền mạch và liên tục phải giải quyết các công việc “cắt ngang”.
Nếu một mình bạn làm việc, bạn sẽ làm được rất nhiều việc. Nhưng nếu bạn làm việc trong một tổ chức lộn xộn, bạn sẽ chẳng hoàn thành được việc gì cả.
Để tăng năng suất chung cho mỗi người và cho toàn doanh nghiệp, chúng ta đơn giản là áp dụng Todaylist (danh sách công việc trong ngày) theo 4 bước sau đây:
Bước 1: Luôn có danh sách Công việc đầu ngày
Một nghiên cứu của giáo sư Baumeister và Masi Campo từ Đại học Wake Forest đã chỉ ra rằng, mặc dù những nhiệm vụ chúng ta chưa làm khiến chúng ta phân tâm, nhưng chỉ cần lập kế hoạch để hoàn thành chúng có thể giải phóng chúng ta khỏi sự lo lắng này.
Một ngày làm việc của bạn bắt đầu bằng việc tạo ra 1 danh sách việc cần làm trong ngày, ngay lập tức sẽ giải phóng bạn khỏi những lo lắng. Hãy nhớ rằng, hiệu suất làm việc của chúng ta phụ thuộc vào bộ não của chúng ta khỏe khoắn ra sao.
Hiệu ứng Zeigarnik chỉ ra rằng mọi người nhớ các nhiệm vụ chưa hoàn thành hoặc bị gián đoạn tốt hơn các nhiệm vụ đã hoàn thành. Phần lớn các ứng dụng của hiệu ứng Zeigarnik là để tăng trí nhớ. Tuy nhiên cũng có một cách khác để sử dụng hiệu ứng này!
Khi bạn phải nhớ về một việc gì đó, “bộ nhớ tạm” trong não của bạn sẽ cần “không gian” để chứa điều đó, khi “bộ nhớ tạm” bị đầy, bạn sẽ khó lòng nhồi nhét thêm. Đó là lý do tại sao khi có quá nhiều việc chưa hoàn thành, bạn cảm thấy bị căng thẳng.
Việc tạo ra Todaylist sẽ giúp bạn giải phóng trí óc mỗi khi gạch bỏ một công việc đã hoàn thành khỏi danh sách, bạn trở nên năng suất hơn với những công việc còn lại, thậm chí là cho tới cuối ngày.
Tuy nhiên chỉ liệt kê ra các đầu việc chưa thể tạo ra hiệu suất làm việc cao. David Allen, tác giả cuốn sách “Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity” (Hoàn thành công việc: Nghệ thuật tạo năng suất không căng thẳng) nói rằng một danh sách công việc không có cấu trúc (không chi tiết) sẽ khiến bạn phải vật lộn với nó.
Nếu danh sách việc cần làm của bạn không rõ ràng và đúng mức, các nhiệm vụ của bạn có thể sẽ không hoàn thành – và chúng chắc chắn sẽ không được ưu tiên. Đừng chỉ ghi ra tên nhiệm vụ, hãy mô tả chúng thật rõ ràng.
Bước 2: Đặt lịch cụ thể cho từng công việc
Tạo một công việc chi tiết không phải là yếu tố quan trọng duy nhất. Bạn cũng cần phải nhìn nhận thẳng thắn rằng bạn sẽ cần mất bao nhiêu thời gian cho mỗi nhiệm vụ nếu bạn muốn xây dựng một thời gian biểu khả thi trong ngày.
Có rất nhiều thứ khiến cho bạn xao nhãng khỏi nhiệm vụ (lướt Facebook, trả lời tin nhắn, kiểm tra email, chuyện phiếm với đồng nghiệp …) hoặc không thể hoàn thành nhiệm vụ vì nhiệm vụ quá lớn, cần nhiều thời gian.
Vì vậy, bạn cần đặt lịch bắt đầu và kết thúc cho tất cả nhiệm vụ diễn ra trong ngày, bao gồm cả lịch họp, lịch gặp mặt, lịch kiểm tra email/ tin nhắn, lịch dùng Facebook hay đơn giản là thời gian ăn trưa.
Với những công việc lớn, hãy chia nhỏ trước khi đưa thành todaylist và đảm bảo khi đã đưa vào todaylist, bạn có khoảng thời gian đủ để hoàn thành nhiệm vụ.
“Viết tiểu thuyết của tôi” là một nhiệm vụ ổn, nhưng “Phác thảo chương đầu tiên của cuốn tiểu thuyết của tôi” thì tốt hơn nhiều.
Hãy nhớ, đặt lịch cho mọi việc chính là yếu tố tạo ra hiệu suất cao. Mỗi nhiệm vụ chỉ nên thực hiện trong 30 đến 60 phút liên tục.
Sử dụng lịch của bạn không chỉ để ghi nhớ các cuộc hẹn và cuộc họp. Đừng quên lên lịch cho những khoảng thời gian nghỉ ngơi có chủ đích cho phép bạn tái tạo và bổ sung năng lượng.
“Tạo lịch cho mọi thứ”. Việc này đặc biệt quan trọng nếu bạn có lịch chung với đồng nghiệp. Việc đặt trước thời gian làm việc và nghỉ giải lao trong lịch của bạn có thể ngăn mọi người đặt lịch họp hoặc làm bạn mất tập trung khi bạn đang cố gắng làm việc hiệu quả hoặc khi bạn thực sự cần nghỉ.
Lên lịch thời gian chính thức để tập trung và tái tạo năng lượng cũng có thể giúp bạn kiên nhẫn, tự nhận thức và nhất quán hơn, từ đó có thể khiến bạn trở thành một nhân sự tốt hơn trong doanh nghiệp.
Bước 3: Phân loại việc quan trọng, việc ít quan trọng
Không phải tất cả các nhiệm vụ đều được tạo ra như nhau. Có những nhiệm vụ khó khăn, quan trọng, nhưng cũng có những nhiệm vụ không quá khẩn cấp.
Thật hấp dẫn khi đưa nhiều việc vào todaylist, thật tuyệt khi đánh dấu từng nhiệm vụ đã hoàn thành. Nhưng câu hỏi đặt ra là “những việc đó có phải đều có ý nghĩa như nhau?”.
Một ngày của bạn nên diễn ra một cách có ý nghĩa hơn là một chuỗi những việc đã xong mà không đem đến một sự thay đổi hay tiến bộ nào.
Đặt những việc quan trọng vào một danh sách riêng, bằng cách đó, bạn có thể dành phần lớn sức lực để hoàn thành các dự án lớn của mình. Khi chúng hoàn tất, bạn có thể tham khảo danh sách những việc ít quan trọng hơn và bắt đầu hoàn thành chúng.
Người ta nói rằng con người dành khoảng 47% thời gian thức của họ để chìm trong suy nghĩ, 53% thời gian còn lại chúng ta cố gắng làm việc theo kiểu đa nhiệm để bù đắp cho những khoảnh khắc đã mất đó. Nhưng đa nhiệm vụ sẽ không hiệu quả.
Hãy làm một việc duy nhất cho tới khi chuyển qua nhiệm vụ khác. Bắt đầu một ngày bằng những việc quan trọng cần tập trung trước. Hãy thử chọn mục khó nhất trong danh sách việc cần làm của bạn. Sẽ dễ dàng hơn khi bắt đầu với những nhiệm vụ khó nhất và sau đó tiến tới những công việc đơn giản hơn là đi theo hướng ngược lại.
Bằng cách giải quyết một nhiệm vụ quan trọng vào đầu ngày, bạn đã tiếp thêm sức mạnh cho mình và tạo ra động lực suốt cả ngày.
Bước 4: Thống nhất lịch với đồng nghiệp
Khi làm việc trong một tổ chức, bạn không có khả năng tự chủ với lịch trình của mình nếu những người khác không như thế.
Bạn sẽ thường xuyên bị phá vỡ lịch làm việc vì đồng nghiệp chèn vào. Một công việc gấp từ cấp trên, một lời nhờ cậy bất ngờ từ đồng nghiệp. Những điều đó sẽ khiến bạn không theo sát được lịch trình cá nhân. Đôi khi bạn cần làm việc với một đồng nghiệp, nhưng người đó lại không có sẵn thời gian vào lúc bạn cần.
Vì vậy, Todaylist trong một tổ chức/ doanh nghiệp sẽ chỉ có thể thực hiện nếu cả tổ chức đó cùng thực hiện Todaylist với đầy đủ 4 bước được chia sẻ trong bài viết này.
Hãy đặt lịch trước với bất kỳ đồng nghiệp nào khi bạn biết chắc ngày hôm nay bạn cần họ. Hoặc thậm chí sẽ tốt hơn nữa nếu điều này được thống nhất từ ngày hôm trước.
Kết nối lịch làm việc với nhau để chắc chắn rằng khi đồng nghiệp đã đồng ý về lịch làm việc trong ngày, điều đó sẽ được thể hiện trong lịch làm việc của chính họ.
(Một công cụ như Todaylist.vn có thể giúp bạn tự động đưa lịch làm việc đã được thống nhất lên Google Calendar để đảm bảo không một ai liên quan quên lịch đã hẹn).
Mẹo bổ sung: Tập trung vào năng lượng của bạn
Bạn không thể làm bất cứ điều gì để kéo dài một ngày với 24 giờ, nhưng bạn có thể kiểm soát lượng năng lượng của mình, điều này có thể giúp bạn làm được nhiều việc hơn.
Sau mỗi 90 phút hoặc 120 phút, cơ thể lại cần thời gian nghỉ ngơi. Khi bạn bắt đầu cảm thấy mệt mỏi và năng lượng của mình suy yếu, hãy nghỉ ngơi để nạp năng lượng và làm mới trí óc. Thay vì chuyển từ trạng thái làm việc tập trung sang trạng thái làm việc kém tập trung hơn (như kiểm tra email), hãy rời bỏ công việc và dành chút thời gian cho bản thân, ngay cả khi chỉ là vài phút.
Bí quyết cho điều này là xây dựng những thói quen nhất quán, bền vững để tái tạo bốn nguồn năng lượng mà bạn có thể rút ra từ: thể chất, trí não, cảm xúc và tinh thần.
Ví dụ, để bổ sung năng lượng thể chất, tôi tắt máy tính xách tay và đi bộ lên xuống 3-4 bậc cầu thang. Đối với năng lượng cảm xúc, tôi nghe bản nhạc yêu thích của mình và cho phép bản thân thực sự thư giãn, thưởng thức nó thay vì coi nó như tiếng ồn xung quanh. Để có năng lượng trí não, tôi đóng hoàn toàn tất cả các tab Chrome của mình để tự tập trung trở lại. Và đối với năng lượng tinh thần, tôi viết một “nhật ký niềm vui” vào mỗi tối, ghi lại ít nhất một điều khiến tôi vui vẻ trong ngày hôm đó.
Khi bạn đã học cách theo dõi dòng chảy năng lượng của mình và thiết lập các phương pháp có chủ đích để tái tạo nó, bạn có thể thực hiện các bước để quản lý thời gian của mình mỗi ngày.
Tóm lại, năng suất không có nghĩa là phải chạy đua với nhiều nhiệm vụ nhất có thể trong một ngày, năng suất là tập trung vào công việc quan trọng của bạn và tập trung vào việc tái tạo năng lượng. Bắt đầu mỗi ngày với một nhiệm vụ chính, phân biệt giữa việc quan trọng và ít quan trọng, đồng thời lên lịch cho mọi thứ, bao gồm cả thời gian nghỉ ngơi và lịch làm việc với đồng nghiệp.