Chúng ta đều biết thực hiện todaylist toàn diện trong một tổ chức sẽ tăng năng suất đáng kể. Nhưng làm thế nào để mỗi người đều có thói quen tạo todaylist là điều không đơn giản. Hướng dẫn trong bài này giúp các CEO đưa thói quen này trở thành một phần văn hóa của doanh nghiệp.
Chỉ một vài cá nhân tạo todaylist sẽ không hiệu quả. Một người muốn thực hiện kỷ luật làm việc theo đúng thời hạn đặt ra cho mỗi công việc trong Todaylist đòi hỏi phải tự chủ được về thời gian trong ngày của mình.
Sẽ không thể thực hiện kỷ luật nếu gặp quá nhiều phiền toái, phát sinh công việc từ đồng nghiệp, cấp trên. Vì vậy, todaylist sẽ chỉ thành công trở thành văn hóa của doanh nghiệp nếu toàn bộ thành viên cùng thực hiện todaylist.
Thay đổi hành vi – Xây dựng thói quen
Tuy nhiên không phải ai cũng hứng thú và có khả năng làm tốt todaylist của bản thân. Để biến việc này thành thói quen, chúng ta cần áp dụng công thức 5 bước thay đổi hành vi như sau:
1. Tạo ra “luật”
2. Giáo dục hành vi
3. Tạo ra điều kiện thực hiện hành vi đúng
4. Tạo ra rào cản với hành vi sai
5. Tạo ra cơ chế theo dõi, giám sát
Ví dụ, muốn người lái xe không “phóng nhanh”, nhà nước làm như sau:
1. Tạo ra “luật”: đưa ra các giới hạn tốc độ, hình phạt nếu vượt quá giới hạn vào trong bộ luật.
2. Giáo dục hành vi: đưa vào các chương trình thi giấy phép lái xe, giáo trình dạy học các cấp, phân phát tài liệu tuyên truyền, bảng biển cổ động trên đường, các chương trình giáo dục an toàn giao thông…
3. Tạo ra điều kiện thực hiện hành vi đúng: sử dụng biển báo tốc độ, dựng đèn đỏ ở các ngã 3, ngã 4 …
4. Tạo ra rào cản với hành vi sai: sử dụng gờ giảm tốc khiến người đi xe phải tự giảm tốc độ nếu không sẽ có hậu quả.
5. Tạo ra cơ chế theo dõi, giám sát: gắn camera bắn tốc độ, cảnh sát giao thông tuần tra.
5 bước trên cần được áp dụng lần lượt. Càng các bước sau càng có tính chất “cưỡng chế” cao hơn. Lưu ý bước 5 rất quan trọng, theo dõi và giám sát đúng sẽ tạo ra được sự cam kết.
Doanh nghiệp cần ứng dụng công thức 5 bước thay đổi hành vi, tạo thói quen làm todaylist như sau:
1. Tạo ra “luật”: đưa ra quy chế chính thức về việc thực hiện todaylist với toàn bộ nhân sự của doanh nghiệp.
2. Giáo dục hành vi: tạo ra các chương trình đào tạo về todaylist (ý nghĩa, hiệu quả khi thực hiện todaylist cá nhân và todaylist trong cả doanh nghiệp, các trở ngại và cách vượt qua), tổ chức các hội thảo nội bộ chia sẻ về phương pháp làm todaylist, hướng dẫn – chia sẻ cách làm todaylist tốt từ các cá nhân trong doanh nghiệp, tổ chức các chương trình thi đua – khen thưởng, đưa nội dung đào tạo về todaylist vào trong.
3. Tạo ra điều kiện thực hiện hành vi đúng: sử dụng Todaylist Tool để tạo todaylist với các công việc được chỉ định rõ thời gian thực hiện trong ngày, mức độ quan trọng, người liên quan (hệ thống sẽ thông báo khi có người muốn làm việc cùng bạn trong ngày). Các công việc trong Todaylist sẽ được tự động đưa lên Google Calendar.
4. Tạo ra rào cản với hành vi sai: 9h sáng hàng ngày, danh sách những người chưa tạo todaylist sẽ được gửi đến toàn bộ thành viên trong công ty. Điều này tạo ra áp lực khiến nhân viên duy trì kỷ luật tạo todaylist.
5. Tạo ra cơ chế theo dõi, giám sát: các báo cáo về tình hình thực hiện todaylist của các cá nhân, phòng ban rõ ràng giúp quản lý, CEO nắm được tình hình thực hiện, từ đó có các nhắc nhở kịp thời với những cá nhân, phòng ban thực hiện chưa tốt.
Xây dựng văn hóa todaylist
Văn hóa không chỉ là các thói quen đơn thuần. Văn hóa là niềm tin, là các giá trị chung mà mỗi người trong tổ chức đều ngầm định đồng tình, trở thành niềm tin chung, thành tín niệm không thể thay đổi.
Phải làm todaylist không phải là Văn hóa.
Tôi cho rằng làm todaylist tốt, tôi tự nguyện thực hiện điều đó, như vậy mới là Văn hóa.
Cả doanh nghiệp, từ cấp cao nhất cho tới nhân viên cùng cần phải tin vào điều đó, mới có thể đưa todaylist thành một phần cuộc sống công việc của chúng ta mỗi ngày. Và để làm được như vậy, chúng ta cần thời gian và thực hiện các bước xây dựng Văn hóa Doanh nghiệp
1. Xác định todaylist có phù hợp với giá trị cốt lõi của doanh nghiệp hay không:
Trước tiên, doanh nghiệp cần xác định rõ có phải việc thực hiện todaylist đúng là hành vi quan trọng và phù hợp để thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp hay không.
Một doanh nghiệp coi trọng giá trị Linh Hoạt trong hành động chưa hẳn sẽ phù hợp với việc toàn bộ nhân viên thực hiện todaylist. Việc tạo ra và tuân thủ todaylist mỗi ngày cần tính kỷ luật và khả năng tổ chức bậc cao của các doanh nghiệp.
Bạn sẽ không thể duy trì Văn hóa todaylist nếu luôn có những thứ khác gây cản trở (việc Gấp chẳng hạn). Nếu không suy nghĩ kỹ, thậm chí todaylist ngược lại là yếu tố gây cản trở doanh nghiệp.
2. Đánh giá văn hóa hiện tại và xác định những yếu tố văn hoá nào cần thay đổi:
Đôi khi mong muốn chủ quan của chủ doanh nghiệp chỉ dựa trên những đánh giá cảm tính. Doanh nghiệp cần nghiêm túc trong việc xem xét các văn hóa hiện tại và sự phù hợp của todaylist.
Cho dù doanh nghiệp có tuyên bố rằng Văn hóa của mình là kỷ luật, nhưng trên thực tế có thể điều đó chưa trở thành Văn hóa thực sự mà toàn bộ nhân sự tin tưởng.
Cần có những đánh giá khách quan về trạng thái Văn hóa của doanh nghiệp trong hiện tại và tính khả thi khi muốn thay đổi một phần nào đó để xây dựng Văn hóa mới.
5 bước thay đổi hành vi có thể tạo ra một thói quen mới, văn hóa mới, nhưng liệu hành vi đó có cần thiết hay không, sẽ gây ra những xáo trộn, thiệt hài nào thì phải được dự báo.
Ví dụ, doanh nghiệp có thể đối diện với nguy cơ đánh mất nhân sự (sa thải, tự xin nghỉ) khi đưa vào văn hóa todaylist. Những người không thực sự muốn làm điều này sẽ trở nên lạc lõng, được coi là “vô kỷ luật”. Liệu ai sẽ là nhân sự rời đi khi doanh nghiệp quyết liệt áp dụng điều này?
3. Xác định vai trò của lãnh đạo trong việc dẫn dắt thay đổi văn hóa:
Xây dựng văn hoá doanh nghiệp đòi hỏi vai trò cực kỳ quan trọng của lãnh đạo.
Lãnh đạo là người đề xướng và hướng dẫn các nỗ lực thay đổi.
Lãnh đạo cần hiểu rõ nhất về vai trò, lợi ích, cách làm todaylist hiệu quả
Lãnh đạo cũng phải làm gương trong việc tạo ra và tuân thủ todaylist mỗi ngày.
Lãnh đạo cũng đóng vai trò quan trọng trong việc xóa tan những mối lo sợ và thiếu an toàn của nhân viên.
Todaylist là một văn hóa mới, hay là một áp buộc, kỷ luật mới? Khi nhân viên chưa làm tốt thì sao? Khi tất cả làm tốt nhưng một số người làm chưa tốt thì doanh nghiệp sẽ ứng xử như thế nào? Điều đó đến từ các tuyên bố rõ ràng của lãnh đạo và nhất quán trong hành động.
4. Kế hoạch hành động:
Khi mọi thứ đã được công bố và xác định rõ rõ, việc tiếp theo là soạn thảo một kế hoạch hành động bao gồm các mục tiêu, hoạt động, thời gian, điểm mốc và trách nhiệm cụ thể.
Chúng ta cần làm todaylist như thế nào?
Để tạo thói quen chúng ta sẽ sử dụng 5 bước thay đổi hành vi như thế nào?
Thời hạn cho từng việc là bao giờ?
Ai sẽ có vai trò đưa todaylist trở thành thói quen của cả tổ chức?
Cần xây dựng một kế hoạch chứ không phải là những tuyên bố đầy cảm hứng nhưng … không làm gì cả.
5. Tạo động lực cho sự thay đổi:
Sự thay đổi sẽ ảnh hưởng đến đời sống nhân viên. Vì vậy, cần giúp nhân viên hiểu được văn hóa doanh nghiệp thay đổi như thế nào khi áp dụng todaylist.
Chúng ta sẽ tăng được hiệu suất, điều đó đo đếm bằng con số nào?
Chúng ta sẽ cùng nhau làm việc chăm chỉ 8h mỗi ngày, và ngoài thời gian đó, chúng ta cần nghỉ ngơi vào buổi tối và cuối tuần!
Nhân viên có quyền từ chối các công việc gấp ảnh hưởng đến quá trình thực hiện todaylist trong ngày của họ không?
Sự động viên, khuyến khích sẽ dễ dàng hơn khi mọi người được biết vai trò của mình là đóng góp và xây dựng tương lai doanh nghiệp, từ đó tạo động lực thực hiện.
Và tất nhiên, cũng cần có những ghi nhận cho những thay đổi tích cực từ phía nhân viên. Một phần quà nhỏ, buổi tuyển dương hàng tháng, đôi khi là một lời khen ngợi cũng giúp nhân viên vui vẻ duy trì thói quen.
6. Đánh giá & duy trì thói quen:
Văn hoá không phải là bất biến vì vậy các chủ doanh nghiệp phải liên tục đánh giá hiệu quả, sự tác động của việc thực hiện Văn hóa todaylist tới công việc, hiệu quả kinh doanh. Và việc quan trọng là phải truyền bá những giá trị tốt tới nhân viên để họ thực sự hiểu và làm theo.
Và tất nhiên, nếu xác định được todaylist không phải là động lực cho sự phát triển, doanh nghiệp hoàn toàn có thể xem xét và dừng lại.
7. Tuyển dụng theo Văn hóa:
Khi đã xác định todaylist là một hành vi quan trọng trong Văn hóa Doanh nghiệp đã được công nhận, chúng ta cần rõ ràng và nhất quan trong quá trình tuyển dụng. Hãy nói rõ với ứng viên về những yêu cầu trong công việc, trong đó có việc thực hiện todaylist mỗi ngày là điều mà tất cả mọi người cùng làm, ứng viên có thể lựa chọn dừng lại nếu bản thân họ cảm thấy không phù hợp.
Và tất nhiên, không chỉ rõ ràng trong tuyển dụng, doanh nghiệp cũng cần rõ ràng trong việc mời một ai đó xuống xe, nếu người đó không có hành vi phù hợp với Văn hóa chung.
Xây dựng Văn hóa là một quá trình dài, đòi hỏi nhiều đánh đổi để xây dựng một hành vi mới. Hãy xác định rõ ràng, khi đã biết chắc doanh nghiệp của mình cần và phù hợp với việc cùng nhau làm todaylist, đó là lúc lãnh đạo cần hiểu: Quyết tâm & Kiên trì là quan trọng nhất.